Hướng dẫn cách sử dụng gmail [HỖ TRỢ TỪ A-Z]

Có thể cách sử dụng gmail của bạn chưa đúng? Bạn ngỡ ngàng khi sử dụng một tính năng mới? Đừng lo lắng, tôi sẽ chia sẻ cho bạn một cẩm nang hướng dẫn sử dụng email từ A-Z và có thể những tính năng mà tôi sắp đề cập dưới đây chắc chắn bạn chưa biết. Đồng thời tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách để sử dụng triệt để các công cụ trên gmail và bảo vệ tài khoản an toàn nhất. Vậy chúng ta sẽ bắt đầu từ việc hiểu về nó.

Gmail là gì? Cách sử dụng gmail như thể nào?

Gmail là hệ thống dịch vụ phổ biến trên thế giới hiện nay, hầu như ai cũng có cho mình một tài khoản email để phục vụ cho học tập, làm việc và nhiều mục đích khác nữa. Tuy nhiên, đa số người dùng đều chưa biết cách sử dụng email hiệu quả nhất. Có thể bạn chỉ đang biết cách sử dụng gmail cơ bản để gửi/ nhận thư, thông tin, tài liệu mà chưa hề biết đến các tính năng mới nay.

Gmail đã thiết lập giao diện mới với nhiều công cụ mà bạn chưa biết. Lắng nghe được những tâm tư nguyện vọng của các độc giả. Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng email hiệu quả nhất , giúp bạn có thêm những trải nghiệm mới thủ vị và bổ ích hơn.

10 cách sử dụng gmail hiệu quả.

Sau đây 10 cách sử dụng email cho bạn có trải nghiệm tuyệt vời dành cho người mới bắt đầu, giúp bạn tìm hiểu gmail một cách dễ dàng hơn. Sau đây là danh sách những tính năng cơ bản khi sử dụng gmail mà bạn phải biết.

Hướng dẫn sử dụng gmail

 

Tạo tài khoản email mới

Để có thể sử dụng gmail hiệu quả, trước tiên bạn phải có cho mình một tài khoản mới. Sau đây là các bước tạo tài khoản email đơn giản nhất:

Bước 1: Truy cập tạo tài khoản mới

Đầu tiên, bạn truy cập vào đường dẫn này để tạo tài khoản gmail mới https://accounts.google.com/signup

Truy cập trang tạo tài khoản Gmail

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân cho tài khoản email

Trên giao diện Tạo Tài khoản Google các bạn nhập thông tin theo yêu cầu: Họ tên, tên người dùng, mật khẩu, số điện thoại, Sau đó nhấn Tiếp theo.

Nhập thông tin cá nhân cho tài khoản gmail

Bước 3: Xác minh số điện thoại

Tiếp theo trong phần, bạn nhập số điện thoại và nhấn Tiếp theo. Google sẽ gửi mã xác nhận về số điện thoại đó. Nhập mã 6 ký tự số và chọn Xác minh.

Xác minh số điện thoại

Xác minh số điện thoại

Bước 4: Xác minh và đồng ý các điều khoản

Khi xuất hiện thông báo về các chính sách và điều khoản của google. Bạn nên bớt chút thời gian để đọc nó, sau đó chọn Tôi đồng ý để hoàn tất.

Đồng ý các điều khoản

Như vậy bạn đã có một tài khoản gmail miễn phí nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Giao diện của gmail sẽ hiện ra.

=> Nếu bạn vẫn chưa rõ có thể tham khảo bài viết chi tiết này: Hướng dẫn đăng ký gmail

Cách gửi, nhận, trả lời và chuyển tiếp thư trong Gmail

Gửi thư trong gmail

Bước 1: Trên giao diện Gmail, bạn chọn Soạn thư phía bên trai màn hình.

Gửi thư trong gmail 1

Bước 2: Mục Thư mới xuất hiện phía dưới bên phải, để mở rộng các bạn chọn biểu tượng mũi tên hai chiều.

Gửi thư trong gmail 2

Bước 3: Bạn nhập email người nhận trong phần Đến, nhập chủ đề cho thư trong phần Chủ đề nhằm nhận diện được nội dung của bạn, sau đó soạn nội dung bạn muốn truyền tải trong khoảng trắng rộng phía dưới, bạn có thể chỉnh sửa theo các công cụ phía dưới khá giống với word trong thư.

Gửi thư trong gmail 3

Nếu bạn muốn đính kèm thêm tệp, hình ảnh, liên kết và biểu tượng cảm xúc bằng cách nhận chọn các biểu tượng bên cạnh chữ Gửi.

Bước 4: Sau khi hoàn thành. Bạn nhấn Gửi để gửi thư.

Gửi thư trong gmail 4

Nhận thư trong gmail

Để nhận thư của mọi người gửi cho bạn chọn vào Hộp thư đến phía menu bên trái, phía bên phải sẽ xuất hiện danh sách thư đến các bạn nhấn chọn hộp thư muốn đọc để mở thư.

Trả trong gmail

Nếu bạn muốn trả lời thư thì các bạn chọn biểu tượng mũi tên Trả lời như hình dưới. Lúc này các bạn sẽ thấy khung soạn thư ở phía dưới, các bạn chỉ cần soạn thư và nhấn Gửi.

Chuyển tiếp thư trong gmail.

Còn nếu các bạn muốn chuyển tiếp thư thì trên dòng tên liên hệ, chọn vào biểu tượng tam giác đen rồi nhấn Chuyển tiếp.

Đưa con trỏ chuột đặt tại vị trí Tới, bạn nhập email mà bạn muốn chuyển tiếp thư và nhấn Gửi.

Cách sắp xếp email

Bạn có thể sắp xếp gmail bằng gắn dấu sao dựa trên bộ lọc gmail, khi có email mới phù hợp với điều kiện đã thiết lập sẵn thì email đó sẽ được gắn dấu sao cụ thể, chỉ cần nhấn vào phần có gắn dấu sao là sẽ thấy tất cả email có cùng điều kiện đó.

Hoặc bạn sử dụng nhãn dán để thiết lập điều kiện cho gmail chỉ cần thực hiện theo những bước sau.

Bước 1: Chọn biểu tượng tam giác đen ở phía bên phải mục tìm kiếm để mở tìm kiếm nâng cao.

Bước 2: Nhập hoặc chọn điều kiện cụ thể mà bạn cần để lọc ra những email phù hợp. Sau đó chọn Tạo bộ lọc.

Bước 3: Sau khi nhận lệnh gmail sẽ lọc tất cả các email phù hợp với điều kiện đã thiết lập sẵn, tiếp theo chọn dấu tích trước Áp dụng nhãn và chọn nhãn mà bạn muốn chuyển vào. Để áp dụng với tất cả các email khác nhấn vào Đồng thời áp dụng bộ lọc cho? cuộc trò chuyện phù hợp. Sau đó chọn Tạo bộ lọc để hoàn tất.

Từ giờ nếu có email gửi đến phù hợp với các điều kiện mà bạn đặt lệnh sẵn thì tự động nó sẽ được gán và được tự thêm vào nhãn này. Cũng có thể thêm nhiều nhãn khác bằng cách chọn vào Danh sách mở rộng -> Tạo nhãn mới.

Để tùy chỉnh hoặc xóa nhãn bạn hãy chọn vào biểu tượng tam giác bên cạnh tên nhãn xuất hiện tại menu rồi soạn nội dung phù hợp.

Cách thêm hoặc xóa danh mục và tab hộp thư đến trong Gmail

Ở trên cùng bên phải màn hình, nhấn vào biểu tượng Cài đặt

Bước 1: Nhấn Hộp thư đến.

Bước 2: Trong Loại hộp thư đến, chọn Mặc định

Bước 3: Trong Danh mục, chọn tab bạn muốn hiển thị.

Bước 4: Nhấn vào Lưu thay đổi ở cuối màn hình.

Cách chuyển email vào danh mục mới

Kéo email vào thẻ danh mục để thêm email vào đó.

Chuyển email từ người gửi vào danh mục đó. nhấn Có ở cuối màn hình.

Cách kiểm tra số lượng thư trong hộp thư đến

Cách để kiểm tra số lượng thư theo theo các bước sau để xem số lượng thư trong hộp thư đến:

Bước 1: Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng cài đặt

Bước 2: Bật “Chế độ xem cuộc hội thoại“.

Bước 3: Chọn Tắt chế độ xem cuộc hội thoại.

Bước 4: Nhấn vào Lưu thay đổi ở cuối màn hình

Bước 5: Quay lại hộp thư đến để xem số lượng thư.

Sau đó quay lại mục cài đặt và bật “Chế độ xem cuộc hội thoại“.

Cách xóa thư đã gửi trong gmail

Để xóa thư đã gửi, bạn chọn vào phần Thư đã gửi ở menu bên trái. Sau đó, chọn vào các ô vuông trước email muốn xóa, rồi chọn biểu tượng thùng rác phía trên để xóa thư.Khi xuất hiện thông báo thì nhấn OK.

Muốn hủy thư vừa gửi trong Gmail thì bạn nên kích hoạt Undo Send để hoàn tác.

Cách khôi phục thư đã xóa trong gmail

Nếu các bạn muốn khôi phục thư đã xóa trong email thì bên trái của menu, nhấn vào Danh sách mở rộng -> chọn Thùng rác.

Chọn vào ô vuông trước thư mà bạn muốn khôi phục và nhấn biểu tượng Di chuyển tới -> chọn vị trí chuyển thư đến để khôi phục lại.

Lưu ý rằng thùng rác chỉ lưu trữ thư đã xóa trước 30 ngày

Hướng dẫn cách sử dụng gmail với các tính năng thông thường

cách sử dụng gmail cơ bản

Cách tạm ẩn email

Hướng dẫn sử dụng tạm ẩn email cho đến khi bạn muốn dùng lại bằng cách: Đưa trỏ chuột về phía bên phải, và click vào biểu tượng Tạm ẩn . Chọn ngày và thời gian sau này để quay lại email.

Cách tùy chỉnh chế độ xem hộp thư đến

Bạn có thể mở rộng và thu gọn chế độ xem hộp thư bằng cách nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở trên cùng bên phải

Hướng dẫn cách sử dụng hiển thị hoặc ẩn menu trong email

Để hiển thị hoặc ẩn thanh menu trên giao diện bằng cách nhấp vào biểu tượng Trình đơn.

Cách xem Lịch, Tasks, Keep và Tiện ích bổ sung trên email.

Ở bên phải hộp thư đến, Bạn sẽ thấy các biểu tượng sau:

Lịch

Xem lịch hàng ngày, bạn có thể điều chỉnh sự kiện để chỉnh sửa, tạo sự kiện mới và di chuyển sang sự kiện sắp tới.

Keep

Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra và ghi chú.

Tasks

Thêm việc cần làm và thời hạn trong mục Task

Tiện ích bổ sung

Bạn có thể tải thêm các công cụ Gmail để quản lý thư hiệu quả hơn.

Cách xem Lịch, Tasks, Keep và Tiện ích bổ sung trên email

Cách gửi phản hồi trong gmail.

Thường chúng ta hay bỏ qua tính năng này, bởi trong cách sử dụng gmail chúng ta quên mất rằng người hiểu rõ nó nhất chính là người tạo ra nó. Vậy làm cách nào để sử dụng tính năng này?

Bạn có thể gửi thông tin phản hồi trong Gmail cho các trường hợp cần thiết sau:

Tài khoản email của bạn đang gặp sự cố hoặc các tính năng trong hệ thống không hoạt động được.

Một số nội dung đề xuất và yêu cầu về tính năng mới như sự hiệu quả, hiệu suất, cách thức sử dụng có phù hợp với bạn hay không. Nếu bạn gặp vấn để trong những trường hợp này thì Gmail sẽ phản hồi lại bạn trong khoản thời gian ít nhất một ngày

Thực hiện 2 thao tác đơn giản này để gửi phản hồi cho email, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt phía bên trên và Gửi phản hồi.

Hướng dẫn cách sử dụng gmail với các tính năng mới có thể bạn chưa biết.

Cách sử dụng gmail cho các tính năng mới

Tính năng Undo Send

Khi bạn muốn dừng gửi email trong thời gian ngắn. Hãy kích hoạt Undo Send bằng cách vào Cài đặt -> Chung -> Hoàn tác Gửi và Bật Hoàn tác gửi. Cuối cùng là lựa chọn thời gian dừng gửi email.

Kích hoạt tính năng Canned Responses – Câu trả lời trước

Đây là tính năng này rất hữu ích cho những ai gửi thư có nội dung bị trùng lặp phù hợp cho mục đích gửi. Người dùng có thể soạn thảo nội dung đoạn tin muốn làm mẫu và sử dụng tính năng này để lưu trữ bằng 2 bước:

Bước 1: Tại mục Cài đặt. Bạn bật mục Câu trả lời soạn trước (Canned Response) rồi nhấn Lưu thay đổi.

Bước 2: Mở cửa sổ Soạn thư. Nhấn vào biểu tượng tam giác, chọn Câu trả lời soạn trước và tiến hành viết nội dung bạn muốn gửi.

Tạm dừng nhận Email với Inbox Pause

Để dừng việc nhận email trong một khoảng thời gian nhất định bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Inbox Pause bên dưới, chọn Download Inbox Pause -> Thêm tiện ích để cài đặt.

Bước 2: Chọn Pause và nhấn Cho phép

Bước 3: Xuất hiện giao diện cửa sổ mới. Nhấn Pause

Để nhận lại được Gmail chọn Unpause là xong.

Hướng dẫn cách sử dụng gmail cho doanh nghiệp của bạn

Sau đây là cách sử dụng email cho doanh nghiệp mà bạn cần biết: Đầu tiên bạn hãy tạo cho mình một tài khoản Google Workspace sẽ phù hợp hơn so với tài khoản email cá nhân. Nhưng đây là công cụ phải trả phí của Google Workspace với giá chỉ từ 141.310 vnd/người/tháng gồm nhiều lợi ích dịch vụ sau:

  • Tài khoản gmail doanh nghiệp sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn và sẽ không có quảng cáo sử dụng tên miền của công ty bạn đăng ký, chẳng hạn như abc@beegital.com.
  • Bạn có thể chia sẻ quyền sở hữu tài khoản cho nhân viên và kiểm soát quản lý tài khoản, email, tệp tài liệu của công ty.
  • Hỗ trợ qua điện thoại, email và trò chuyện 24/7 từ người thật
  • Bộ nhớ Gmail và Google Drive tăng thêm nhiều so với tạo tài khoản email cá nhân.
  • Google workplace còn có chức năng quản lý thiết bị di động để giữ an toàn cho tài nguyên dữ liệu của bạn
  • Chức năng kiểm soát quản trị và bảo mật nâng cao. Luôn nỗ lực giữ an toàn cho bạn. Có khả năng chặn hơn 99,9% thư rác, thư lừa đảo và phần mềm độc hại gửi đến người dùng.

Bảo mật hai lớp cho Gmail

Bảo mật là gì?

Bảo mật 2 lớp cho gmail là tính năng bảo vệ tài khoản của bạn dựa trên việc sử dụng bảo mật xác minh 2 lớp. Khi bạn đăng nhập email vào một thiết bị lạ, Google sẽ gửi một mã xác nhận về số điện thoại mà bạn đã đăng ký bảo mật 2 lớp từ trước để xác thực thông tin đó là bạn. Đây năng quan trọng nhất trong 10 cách sử dụng email một cách hiệu quả nhất.

Cách cài đặt bảo mật hai lớp cho Gmail

Bảo mật tài khoản gmail

Bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở Tài khoản Google.

Bước 2: Trong Bảo mật, tìm đến Xác minh 2 bước -> Chọn Đang tắt.

Bước 3: Nhấn Bắt đầu rồi Nhập Mật khẩu của bạn -> Chọn Tiếp theo.

Bước 4: Chọn TIẾP TỤC -> Tại Bạn muốn nhận mã bằng cách nào? chọn Tin nhắn văn bản hoặc Cuộc gọi điện thoại -> GỬI.

Bước 5: Nhập Mã xác nhận được gửi về điện thoại của bạn -> Nhấn Tiếp theo.

Bước 6: Nhấn BẬT để hoàn thành.

Một số lưu ý khi sử dụng bảo mật cho tài khoản Gmail

  • Sau đây là cách sử dụng email bằng các phương thức xác minh khác như: Khóa bảo mật chống lừa đảo, Google Authenticator hoặc các app tạo mã xác minh khác, mã xác minh gửi qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi và sử dụng mã dự phòng.
  • Hiện nay, nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, Gmail đã cung cấp cho bạn thêm một số tùy chọn để khôi phục tài khoản, tránh được những rủi ro khi mất tài khoản.
  • Để mật khẩu email của bạn thật sự mạnh, bạn cần tạo tài khoản gmail có mật khẩu tối thiểu 11 ký tự bao gồm cả chữ cái viết thường, viết hoa, số và ký hiệu đặc biệt khác.
  • Để đảm bảo cho an toàn cho Gmail của mình, bạn không nên đăng nhập vào những thiết bị công nghệ mà bạn chưa từng sử dụng và đăng nhập trước đây.
  • Nếu bạn đang đăng nhập tài khoản email vào một thiết bị đáng ngờ. Thì hãy lập tức đăng xuất chúng ra khỏi thiết bị hoặc đổi mật khẩu ngay.
  • Một tips nhỏ cho bạn để tăng tính bảo mật thì bạn nên sử dụng trình duyệt ẩn danh để đảm bảo cho tài khoản gmail của mình bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + N.

Hướng dẫn cách sử dụng gmail: Gửi và mở email bí mật

Gửi email bí mật

Đây là một tính năng rất thú vị trong bài viết “hướng dẫn cách sử dụng email” này mà bạn không thể bỏ qua. Bằng chế độ bảo mật của Gmail bạn có thể có thể gửi thư và tệp đính kèm bí mật cho bất kể khi nào mà bạn muốn, giúp cho việc bảo vệ các thông tin nhạy cảm không bị người khác truy cập và đánh cắp. Bạn cũng có thể sử dụng nó cho việc đặt ngày hết hạn cho thư hoặc thu hồi quyền truy cập bất cứ lúc nào mà mình muốn. Người nhận thư bí mật của bạn sẽ bị vô hiệu hóa các tùy chọn chuyển tiếp, sao chép, in và tải xuống nhằm giúp bạn kiểm soát được mọi hành động của đối phương và hacker khi muốn sử dụng thư. Điểm hạn chế của nó là không thể ngăn người nhận chụp ảnh màn hình hay chụp ảnh và vẫn có thể sao chép thư hoặc tệp đính kèm của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng Gmail với tài khoản là doanh nghiệp thì hãy liên hệ quản trị viên để chắc chắn rằng thư và tài liệu của bạn đang được bảo mật.

Cách mở tính năng gửi email bí mật.

Bước 1: Nhấn Soạn thư.

Bước 2: Ở dưới cùng bên phải màn hình, hãy bật chế độ bảo mật .
Đặt ngày hết hạn và mật mã. Nếu bạn chọn “Không sử dụng mật mã qua SMS“, thì những người nhận sẽ có thể mở thư trực tiếp. Nếu bạn chọn “Mật mã qua SMS“, thì người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản.

Bước 3: Sau đó là nhấn Lưu.

Xóa quyền truy cập sớm

Bước 1: Trước ngày hết hạn, bạn có thể xóa quyền truy cập để người nhận không thể xem được email qua các bước sau:
Ở bên trái màn hình, nhấn vào Gửi.
Bước 2: Mở thư được bảo mật.
Bước 3: Nhấn vào Xóa quyền truy cập.

Mở email bí mật

Nếu người gửi dùng chế độ bảo mật để gửi email. Bạn chỉ có thể xem thư và tệp đính kèm đó trước ngày đến hạn mà người gửi đã cài đặt sẵn hoặc cho đến khi người gửi xóa quyền truy cập. Các tùy chọn để sao chép, dán, tải xuống, in và chuyển tiếp nội dung thư và tệp đính kèm sẽ bị vô hiệu hóa. Bạn có thể cần phải nhập mật mã để mở email.

Trên đây là tổng hợp tất cả các hướng dẫn cách sử dụng gmail mà bạn cần biết. Hy vọng bạn sẽ có thể nắm rõ và sử dụng Gmail một cách hiệu quả nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *